Dossiers à délais de procédure impératifs, secret professionnel absolu et honoraires à conventionner.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur la prospectionEn début de journée, relever les fichiers reçus, les rappels promis et les ventes de la veille.
Vérifier la base de contactVérifier l'origine et le consentement de chaque fichier avant de l'utiliser.
Filtrer les oppositionsRetirer du fichier les numéros inscrits sur la liste d'opposition au démarchage et les refus enregistrés.
Appeler les particuliers le matinAppeler la liste filtrée aux plages autorisées du matin, se présenter et dire pourquoi on appelle.
Appeler les particuliers l'après-midiReprendre les appels de la liste filtrée aux plages autorisées de l'après-midi.
Informer des droits et de l'origineEnvoyer à chaque personne jointe l'origine de ses données et la manière de s'opposer.
Enregistrer les refusEnregistrer aussitôt toute personne qui refuse, pour qu'elle ne soit plus jamais appelée.
Rappeler le droit de rétractationAprès chaque vente, envoyer au client le récapitulatif de sa commande et son droit de rétractation.
Transmettre les ventes concluesEnvoyer chaque vente conclue à l'administration des ventes avec la date de fin du délai de rétractation.
Chercher de nouveaux prospectsChercher sur le web des particuliers de la zone qui ont demandé à être contactés et noter chacun au registre avec son contact, son besoin repéré et la page source.
Écrire aux nouveaux prospectsÉcrire à chaque nouveau prospect un premier message court sur son besoin, qui dit d'où viennent ses coordonnées et comment refuser.
Répondre, relancer et tenir le tableau des prospectsRépondre aux prospects, poser un rendez-vous avec les intéressés, relancer une fois les muets et retirer ceux qui refusent.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les appels passés, les ventes, les refus enregistrés et les rappels prévus.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur avocat.

Vocabulaire

Secret professionnel: La protection absolue des échanges avec le client ; il ne se lève ni par accord ni par intérêt du dossier.
Conflit d'intérêts: L'impossibilité de défendre deux intérêts opposés ; il se vérifie avant d'ouvrir un dossier, pas après.
Convention d'honoraires: L'accord écrit sur le mode de rémunération, obligatoire et signé au début de la relation.
Délai de procédure: Les échéances impératives de chaque acte ; passé le délai, le droit est perdu et rien ne le rattrape.
Maniement de fonds: Les sommes reçues pour un client, qui transitent obligatoirement par la caisse de la profession.
Diligences: Le détail des actes accomplis, qui justifie les honoraires et se consigne au fur et à mesure.
Aide juridictionnelle: La prise en charge par l'État pour les clients éligibles, avec son barème et ses formalités propres.
Conclusions: L'écriture qui expose les demandes et les moyens ; sa date de dépôt suit le calendrier de procédure.

Documents

Convention d'honoraires signée: Elle fixe le mode de calcul et évite l'essentiel des litiges ; elle se signe avant de travailler.
Note de diligences: Elle détaille les actes accomplis et le temps passé, pièce de référence en cas de contestation d'honoraires.
Échéancier de procédure: Il porte tous les délais du dossier ; c'est l'outil qui empêche la faute professionnelle la plus grave.
Dossier de plaidoirie: Pièces numérotées et bordereau communiqué à la partie adverse, sans quoi une pièce est écartée des débats.

Règles

Le secret professionnel est absolu : aucune information sur un dossier ne sort du cabinet, même anonymisée, même à un proche du client.

Un conflit d'intérêts se vérifie avant toute ouverture de dossier et impose de se déporter, quelle que soit la valeur de l'affaire.

Aucun délai de procédure n'est laissé à la mémoire : il s'inscrit à l'échéancier le jour où il naît.

Les fonds reçus pour un client passent par la caisse de la profession, jamais par le compte du cabinet ni par un compte personnel.

Spécificités

Dossiers en cours: La charge réelle du cabinet, dont chacun porte ses propres délais à ne pas manquer.
Heures facturables: L'unité de facturation au temps passé, à consigner au jour le jour et non reconstituée.
Jours avant échéance: Le compte à rebours de chaque acte, seul indicateur qui prime sur tous les autres.
Le client: Il veut être rassuré et compris autant que défendu, et comprend mal que le délai prime sur sa disponibilité.
Le greffe de la juridiction: Il enregistre les actes et fixe les audiences ; ses exigences de forme font rejeter un dépôt tardif ou incomplet.
L'avocat adverse: Il communique les pièces et les écritures ; la relation confraternelle encadre les échanges par des règles précises.
Le bâtonnier et l'ordre: Ils tranchent les difficultés déontologiques et les contestations d'honoraires, et leur avis s'impose.; Les délais de procédure commandent tout : une audience ou une forclusion ne se déplace pas pour convenance du cabinet.; Les vacations judiciaires et les périodes de vacances déplacent les audiences et compriment les calendriers de rentrée.; L'urgence est structurelle : référés, gardes à vue et mesures conservatoires tombent sans prévenir sur un planning plein.