Primes annuelles à reconduire, sinistres à instruire et devoir de conseil à prouver.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur la qualificationEn début de journée, relever les listes à qualifier et les fiches attendues par les commerciaux.
Contrôler en interneVérifier pour chaque entreprise si elle est déjà cliente, en litige ou déjà approchée.
Vérifier l'immatriculationVérifier sur les registres publics l'existence, la forme, l'activité et l'adresse de l'entreprise.
Relever les signaux de difficultéRelever les procédures collectives, retards de dépôt de comptes et autres signaux publics de difficulté.
Situer l'entreprise dans son groupeRelever la société mère et les filiales pour savoir qui décide et qui paie.
Vérifier l'adéquation à l'offreJuger si l'activité et la taille de l'entreprise relèvent de ce que l'offre sait faire.
Écrire ce qui n'a pas pu être vérifiéNoter sur chaque fiche ce qui reste incertain, la source qui manquait et ce qu'il faudrait pour trancher.
Livrer les fiches qualifiéesVerser au CRM les fiches qualifiées et envoyer au commercial celles qui lui reviennent.
Écarter et motiverÉcarter les entreprises inexistantes, en difficulté ou hors offre, avec leur motif.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les entreprises qualifiées, livrées et écartées avec leurs motifs.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur assurance — compagnie et agence.

Vocabulaire

Devoir de conseil: Obligation de recueillir les besoins du client et de justifier par écrit le contrat proposé ; sa preuve est exigée des années après la souscription.
Échéance principale: Date anniversaire du contrat à laquelle la prime est appelée et la résiliation possible ; elle structure toute l'année commerciale.
Déclaration de sinistre: Signalement du client dans le délai contractuel, souvent cinq jours ouvrés et deux jours en cas de vol ; hors délai, la garantie se discute.
Franchise: Part du sinistre qui reste à la charge de l'assuré ; elle se rappelle avant l'indemnisation et non au moment du virement.
Résiliation infra-annuelle: Droit du client de résilier à tout moment après un an sur certains contrats ; l'agence doit la traiter sans la freiner.

Documents

Fiche de recueil des besoins: Elle consigne la situation du client et ses attentes, et fonde le conseil donné ; sans elle, toute réclamation se perd devant le médiateur.
Conditions particulières du contrat: Elles nomment l'assuré, les garanties souscrites, les franchises et les exclusions ; c'est le document que l'on relit au sinistre.
Avis d'échéance: Il appelle la prime annuelle et rappelle la faculté de résiliation ; son envoi tardif ouvre un droit de résiliation supplémentaire au client.
Constat et dossier de sinistre: Ils datent les faits et fondent l'instruction ; une pièce manquante suspend l'indemnisation et fait basculer le client en réclamation.

Règles

Aucune souscription sans recueil écrit des besoins et remise des documents d'information : le devoir de conseil se prouve par la trace, pas par le souvenir de l'entretien.

Les données de santé et les pièces de sinistre ne se communiquent qu'à l'assuré et aux intervenants habilités du dossier, jamais à un proche ni à un tiers qui les demande.

L'agent ne souscrit aucun contrat et ne décide d'aucune indemnisation : il prépare les dossiers, relance les pièces manquantes et suit les échéances, l'agent général ou le gestionnaire décide.

Spécificités

prime annuelle: Cotisation appelée pour la période de garantie ; le portefeuille de l'agence se mesure en primes et non en nombre de contrats.
taux de sinistralité: Rapport entre les sinistres payés et les primes encaissées ; il décide de la rentabilité du portefeuille et des majorations tarifaires.
assuré: Savoir vite s'il est couvert et pour combien, avec la franchise annoncée avant l'indemnisation et non découverte sur le virement.
compagnie mandante: Des dossiers instruits selon ses procédures, une sinistralité maîtrisée sur le portefeuille et des souscriptions conformes aux règles d'acceptation.
expert ou réparateur: Un mandat clair sur l'étendue de la mission, et un dossier complet transmis avant le déplacement plutôt qu'après.; Les échéances principales se concentrent au premier janvier et au premier avril selon les branches ; les semaines qui précèdent portent les résiliations et les renégociations.; Les sinistres climatiques arrivent par vagues, grêle en été, tempête en hiver, et saturent l'instruction pendant plusieurs semaines après l'événement.