Adhésions annuelles, bénévoles à coordonner, subventions à justifier et assemblée générale obligatoire.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur l'e-mailingEn début de journée, relever les campagnes prévues, les désabonnements et les retours de la veille.
Vérifier les consentementsContrôler que chaque adresse de la base a un consentement daté et sa source. Dans Eudonet CRM.
Segmenter l'audienceConstruire les segments de chaque campagne depuis les consentements et l'historique. Dans Eudonet CRM.
Écrire et envoyer la campagneÉcrire le message de la campagne prévue et l'envoyer au segment choisi.
Vérifier le lien de désinscriptionTester en ligne le lien de désinscription de chaque message avant et après envoi.
Traiter les désabonnementsÀ chaque désabonnement ou plainte reçue, retirer l'adresse de toutes les listes le jour même. Dans Eudonet CRM.
Nettoyer la baseRetirer les adresses en erreur, inactives depuis longtemps ou sans consentement. Dans Eudonet CRM.
Envoyer le bilan mensuel des campagnesChaque mois, envoyer ouvertures, clics, désabonnements, plaintes et ventes par campagne.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les campagnes parties, les désabonnements traités et les adresses retirées.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur association loi 1901.

Vocabulaire

Assemblée générale: Réunion annuelle des adhérents qui approuve les comptes et renouvelle les instances ; sans elle, aucune subvention ne se justifie.
Compte rendu financier de subvention: Document que l'association doit fournir dans les six mois de la fin de l'exercice pour prouver l'emploi de la subvention reçue.
Bénévole: Personne qui donne son temps sans rémunération ; elle peut se faire rembourser ses frais sur justificatifs, jamais recevoir une indemnité forfaitaire cachée.
Agrément: Reconnaissance par une administration qui ouvre des droits et des financements ; il se renouvelle et s'assortit d'obligations de fonctionnement.
Reçu fiscal: Document qui permet au donateur de déduire son don ; l'émettre à tort expose l'association à une amende égale au montant indûment attesté.

Documents

Statuts et récépissé de déclaration: Ils fixent l'objet et le fonctionnement, et toute modification se déclare en préfecture pour être opposable aux tiers.
Procès-verbal d'assemblée générale: Il constate l'approbation des comptes et les élections ; les financeurs le réclament avant tout versement de subvention.
Comptes annuels: Bilan et compte de résultat, obligatoires au-delà d'un seuil de subventions et publiés quand l'association fait appel à la générosité du public.
Dossier de demande de subvention: Il décrit le projet, son budget et ses cofinancements ; un dossier déposé hors calendrier ne sera pas instruit, quelle que soit sa qualité.

Règles

Une subvention s'emploie à l'objet pour lequel elle a été accordée et se justifie par un compte rendu financier dans les six mois ; un emploi différent se rembourse.

Un reçu fiscal n'est émis que pour un don sans contrepartie et par une association qui remplit les conditions d'éligibilité ; l'émettre à tort coûte une amende à l'association.

L'agent ne dépose aucun dossier et n'engage aucune dépense : il prépare les pièces, relance les adhésions et rappelle les échéances de subvention, le bureau décide.

Spécificités

adhésion annuelle: Cotisation qui ouvre la qualité de membre et le droit de vote ; son suivi commande la liste d'émargement de l'assemblée générale.
heure de bénévolat: Temps donné, valorisé en annexe des comptes ; il sert à montrer l'effort réel de l'association face à la subvention demandée.
adhérent et bénévole: Savoir quand et où se tiennent les activités, et être remboursé de ses frais sur justificatifs dans un délai raisonnable.
financeur public: Un dossier déposé dans le calendrier, un compte rendu financier dans les six mois, et une utilisation conforme à ce qui avait été annoncé.
bureau et conseil d'administration: Des comptes préparés avant la réunion, des convocations dans les délais des statuts, et les décisions consignées au procès-verbal.; Les adhésions se renouvellent à la rentrée de septembre et les assemblées générales se tiennent au premier semestre, une fois les comptes de l'exercice arrêtés.; Les appels à projets des financeurs ouvrent à dates fixes avec des fenêtres de quelques semaines ; un dossier préparé après l'ouverture arrive rarement à temps.