Projets au forfait avec périmètre qui glisse, plus des contrats de maintenance récurrents.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Répartir les prospects et fixer les prioritésEn début de journée puis à chaque arrivée de nouveaux prospects, répartir les listes, les secteurs et les comptes entre les membres de l'équipe sans recouvrement, et fixer les priorités du jour au registre.
Rechercher des prospectsTout au long de la journée, identifier des entreprises et des interlocuteurs pertinents à partir des sources internes et du web : annuaires, sites d'entreprises, annonces, appels d'offres, actualités, et LinkedIn ou Indeed quand le client a coché leur case. Noter chacun au registre (table prospects) : entreprise, contact, fonction, e-mail, téléphone, besoin repéré, page source, date.
Vérifier et enrichir les fiches prospectsContrôler au registre les coordonnées, les fonctions et les besoins de chaque prospect en relisant son site web, corriger ce qui est faux, compléter ce qui manque et signaler les doublons, pour que chaque fiche du CRM soit fiable.
Mettre à jour les listes et les messages des campagnesMettre à jour les listes de chaque campagne et ses messages (courriel, appel, autre canal), et coordonner les prises de contact pour qu'aucun compte ne soit sollicité deux fois ni par deux canaux à la fois.
Suivre les envois, les réponses et les rendez-vousRelever les messages reçus et l'agenda, vérifier les appels passés, les messages envoyés, les réponses reçues, les relances à faire et les rendez-vous obtenus, et tenir chaque prospect à jour au registre.
Coordonner et faire les relancesTout au long de la journée, s'assurer que chaque prospect intéressé ou sans réponse reçoit le suivi prévu, sans doublon ni oubli : relever les réponses, envoyer la relance due, poser les rendez-vous obtenus à l'agenda et tenir le tableau des prospects à jour.
Prendre en charge les contactsÉcrire aux prospects qui n'ont pas encore été contactés : un message court et personnalisé à partir du besoin repéré, qui qualifie leur intérêt et propose un rendez-vous pour un commercial, avec la ligne qui permet de ne plus être sollicité. Noter chaque envoi au registre.
Informer les commerciaux des opportunitésTransmettre aux commerciaux les informations utiles sur leurs prospects, distribuer les demandes reçues et signaler par courriel les opportunités prioritaires, avec le contexte nécessaire pour qu'ils agissent le jour même.
Répondre aux questions de l'équipe sur les outilsRépondre aux demandes reçues de l'équipe sur le CRM, les listes de contacts et les outils de prospection : résoudre les problèmes courants et rappeler les méthodes convenues.
Mettre à jour les indicateurs de prospectionMettre à jour les indicateurs : prospects contactés, réponses, rendez-vous et opportunités créées, par campagne, par canal et par commercial, et vérifier que le CRM est à jour.
Repérer ce qui ne fonctionne pasSignaler les listes peu pertinentes, les messages qui obtiennent peu de réponses et les étapes où les prospects décrochent, et proposer l'arrêt ou la correction de ce qui ne donne rien.
Contrôler les chevauchementsRepérer les comptes touchés par plusieurs canaux dans la même période et décaler.
Envoyer le point d'activité et les priorités du lendemainEn fin de journée, consolider les résultats, partager le point d'activité avec le responsable et l'équipe, et préparer les priorités du lendemain : comptes à relancer, rendez-vous à confirmer, listes à ouvrir.
Mesurer le rendement des campagnesRapporter réponses, rendez-vous et affaires à l'effort consenti, campagne par campagne.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agence web et digitale.

Vocabulaire

Cahier des charges: Le document qui fixe le périmètre livré : ce qui n'y figure pas fera l'objet d'un avenant, ou d'un conflit.
Périmètre qui glisse: L'ajout de demandes hors du cadre initial, qui mange la marge sans changer le prix si personne ne l'arrête.
Maquette validée: La représentation approuvée avant développement : elle évite de refaire, et sa validation se date et se conserve.
Recette: La phase où le client teste et valide ce qui a été livré ; sans recette signée, la mise en ligne se fait à ses risques.
Tierce maintenance applicative: Le contrat récurrent d'entretien du site après livraison : c'est lui qui stabilise le chiffre d'affaires de l'agence.
Accessibilité numérique: L'obligation de rendre le service utilisable par tous, exigée des sites publics et de plus en plus d'entreprises privées.

Documents

Proposition commerciale: Le document qui chiffre les lots, les hypothèses et ce qui n'est pas compris ; il sert de référence à toute demande hors périmètre.
Procès-verbal de recette: L'écrit signé par le client qui acte ce qui est conforme et ce qui reste à corriger, avec les délais de reprise.
Contrat de maintenance: L'accord récurrent qui dit les mises à jour, les temps de réponse, les sauvegardes et ce qui se facture en plus.
Cession de droits sur les créations: La clause qui transfère au client les droits sur les visuels et le code, avec son étendue, sa durée et son territoire.
Registre des traitements de données: Le document qui liste ce que collectent les sites livrés, obligatoire dès que des données personnelles sont traitées.

Règles

Toute demande hors du cahier des charges donne lieu à un avenant chiffré avant d'être réalisée.

La cession des droits sur les créations est écrite : étendue, durée et territoire, sinon le client n'a rien acquis.

Les sites livrés respectent les règles sur les cookies et le consentement dès la mise en ligne, pas après une mise en demeure.

L'agent ne met rien en ligne et ne valide aucune recette : il prépare, relance les validations et documente les écarts.

Spécificités

jour-homme: L'unité de chiffrage et de suivi : les projets se vendent en jours, et la marge se mesure en jours consommés.
lot: Le découpage du projet en ensembles livrables, chacun avec son prix, sa date et sa recette.
ticket de maintenance: L'unité de suivi du contrat récurrent, avec son délai de prise en charge et son décompte d'heures.
Client commanditaire: Attend une date de mise en ligne tenue et un interlocuteur unique ; il juge sur ce qu'il voit, pas sur le code.
Équipe de développement: Attend des spécifications stables et des validations à date : une maquette changée en cours de route coûte deux fois.
Hébergeur: Attend des demandes techniques précises et des fenêtres de maintenance annoncées suffisamment à l'avance.
Prestataire graphique ou rédactionnel: Attend un brief écrit et des retours groupés, pas des corrections au fil de l'eau pendant une semaine.; Les projets se vendent au forfait mais se consomment en jours : l'écart se voit à mi-parcours, ou jamais.; Les mises en ligne évitent les vendredis et les veilles de vacances, parce que personne ne corrige un incident le samedi.; Les contrats de maintenance se renouvellent à date anniversaire et se renégocient avant, pas après.; Les campagnes des clients se concentrent sur la rentrée et la fin d'année, et les demandes urgentes suivent le même calendrier.