Agences qui recommandent, planifient et achètent l'espace publicitaire en mandataires des annonceurs, sous la loi Sapin : factures adressées à l'annonceur, remises reversées et compte rendu d'exécution.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les demandes budgétairesEn début de journée, relever les demandes reçues et les centres qui n'ont pas encore répondu.
Réclamer les demandes des responsablesEnvoyer à chaque responsable de centre le cadrage et la trame, et relancer ceux qui n'ont pas répondu.
Rassembler le réalisé de référenceRassembler le réalisé des exercices précédents et de l'année en cours par centre.
Écrire les hypothèses de chaque posteÉcrire pour chaque poste son hypothèse de volume, prix, effectif et inflation.
Construire le chiffrage traçableConstruire le chiffrage de façon qu'on remonte de chaque montant à ses hypothèses.
Tenir et diffuser les versions arbitréesTenir chaque version avec ce qui a changé et l'envoyer aux responsables une fois arbitrée.
Actualiser la prévision de fin d'annéeActualiser la prévision de fin d'année avec le réalisé, les dérives constatées et les engagements.
Faire le point du soir sur le budgetEn fin de journée, envoyer au directeur financier les demandes reçues, les versions et l'écart de la prévision.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agence média et achat d'espace.

Vocabulaire

Mandat Sapin: Le contrat écrit par lequel l'annonceur charge l'agence d'acheter l'espace en son nom et pour son compte.
Plan média: La répartition d'une campagne entre médias, supports, périodes et formats, avec son budget et ses objectifs.
Ordre d'insertion: L'achat ferme d'un espace auprès d'une régie : support, dates, emplacements, volumes et prix.
Pige: Le relevé indépendant des publicités réellement diffusées ou publiées, qui prouve l'exécution d'un achat.
Compte rendu d'exécution: Le document dû à l'annonceur qui détaille ce qui a été acheté, diffusé, facturé et remisé.
Post-achat: Le bilan d'une campagne comparant l'audience et la diffusion obtenues à celles achetées.

Documents

Mandat de l'annonceur: Le mandat qui fixe le périmètre, la durée et la rémunération de l'agence.
Plan média validé: La recommandation acceptée par l'annonceur, base de tous les ordres d'achat.
Factures des régies: Les factures des supports adressées à l'annonceur, rapprochées des ordres et de la pige.
Compte rendu d'exécution: Le compte rendu remis à l'annonceur pour chaque campagne exécutée.

Règles

Aucune remise accordée par un support n'est conservée par l'agence : elle revient à l'annonceur.

Aucune facture n'est réglée sans rapprochement de l'ordre et de la preuve de diffusion.

Aucun achat n'est engagé hors du plan média validé et du mandat de l'annonceur.

L'agent n'achète rien lui-même : il planifie, rapproche, contrôle et prépare les validations.

Spécificités

point de couverture: L'unité d'audience d'un plan média, qui mesure la part de la cible touchée et sa répétition.
insertion: L'unité d'achat en presse et en affichage, avec son emplacement et son format.
spot: L'unité d'achat en radio et en télévision, avec sa durée, sa position et son écran.
Annonceurs: Attendent un plan efficace, des factures conformes au mandat, toutes les remises et un compte rendu d'exécution.
Régies publicitaires: Attendent des ordres clairs, des confirmations signées et des paiements dans les délais.
Agences de création: Attendent les formats, les dates et les spécifications techniques de chaque support.
Instituts de mesure d'audience: Fournissent la pige et les audiences sur lesquelles se planifie et se contrôle l'achat.; Les plans médias se recommandent des semaines avant la campagne et se réajustent en cours de diffusion.; Les factures des régies se rapprochent des ordres et de la pige à leur arrivée, avant tout paiement.; La refacturation et les comptes rendus d'exécution se produisent chaque mois.