Agences qui recommandent, planifient et achètent l'espace publicitaire en mandataires des annonceurs, sous la loi Sapin : factures adressées à l'annonceur, remises reversées et compte rendu d'exécution.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Votre branche a son propre expert du devis : Média-planneur, chiffrage des recommandations et plans médias, « Média-planneur — chiffrage des recommandations média ». Un plan média se chiffre en points de couverture et en coût net : sous mandat Sapin, chaque remise du support revient à l'annonceur.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les devisEn début de journée, relever les demandes de prix, les éléments reçus et les devis arrivés à échéance.
Reprendre les demandes de prixÀ chaque demande de prix, l'enregistrer avec ce qui est connu et ce qui manque pour chiffrer.
Réclamer les éléments manquantsÉcrire ou appeler le client pour obtenir ce qui manque avant de chiffrer.
Vérifier l'état du compte clientVérifier encours, retards de paiement et conditions particulières du client.
Chiffrer depuis le tarif en vigueurChiffrer chaque demande complète depuis le tarif en vigueur et les conditions du client.
Écrire le périmètre inclus et excluÉcrire noir sur blanc ce que le devis couvre et ce qu'il ne couvre pas.
Obtenir l'accord du responsable sur les remises hors grilleEnvoyer au responsable toute remise ou condition hors grille et attendre son accord écrit.
Émettre le devisMettre en forme le devis validé, l'envoyer pour signature électronique et le classer.
Suivre les devis en coursSuivre chaque devis émis jusqu'à sa signature ou son refus, et relancer à échéance.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les demandes reçues, les devis émis, signés et en attente.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agence média et achat d'espace.

Vocabulaire

Mandat Sapin: Le contrat écrit par lequel l'annonceur charge l'agence d'acheter l'espace en son nom et pour son compte.
Plan média: La répartition d'une campagne entre médias, supports, périodes et formats, avec son budget et ses objectifs.
Ordre d'insertion: L'achat ferme d'un espace auprès d'une régie : support, dates, emplacements, volumes et prix.
Pige: Le relevé indépendant des publicités réellement diffusées ou publiées, qui prouve l'exécution d'un achat.
Compte rendu d'exécution: Le document dû à l'annonceur qui détaille ce qui a été acheté, diffusé, facturé et remisé.
Post-achat: Le bilan d'une campagne comparant l'audience et la diffusion obtenues à celles achetées.

Documents

Mandat de l'annonceur: Le mandat qui fixe le périmètre, la durée et la rémunération de l'agence.
Plan média validé: La recommandation acceptée par l'annonceur, base de tous les ordres d'achat.
Factures des régies: Les factures des supports adressées à l'annonceur, rapprochées des ordres et de la pige.
Compte rendu d'exécution: Le compte rendu remis à l'annonceur pour chaque campagne exécutée.

Règles

Aucune remise accordée par un support n'est conservée par l'agence : elle revient à l'annonceur.

Aucune facture n'est réglée sans rapprochement de l'ordre et de la preuve de diffusion.

Aucun achat n'est engagé hors du plan média validé et du mandat de l'annonceur.

L'agent n'achète rien lui-même : il planifie, rapproche, contrôle et prépare les validations.

Spécificités

point de couverture: L'unité d'audience d'un plan média, qui mesure la part de la cible touchée et sa répétition.
insertion: L'unité d'achat en presse et en affichage, avec son emplacement et son format.
spot: L'unité d'achat en radio et en télévision, avec sa durée, sa position et son écran.
Annonceurs: Attendent un plan efficace, des factures conformes au mandat, toutes les remises et un compte rendu d'exécution.
Régies publicitaires: Attendent des ordres clairs, des confirmations signées et des paiements dans les délais.
Agences de création: Attendent les formats, les dates et les spécifications techniques de chaque support.
Instituts de mesure d'audience: Fournissent la pige et les audiences sur lesquelles se planifie et se contrôle l'achat.; Les plans médias se recommandent des semaines avant la campagne et se réajustent en cours de diffusion.; Les factures des régies se rapprochent des ordres et de la pige à leur arrivée, avant tout paiement.; La refacturation et les comptes rendus d'exécution se produisent chaque mois.