Espaces vendus par emplacement et par période, avec des contrats de mandat encadrés par la loi.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur la prospectionEn début de journée, relever les fichiers reçus, les rappels promis et les ventes de la veille.
Vérifier la base de contactVérifier l'origine et le consentement de chaque fichier avant de l'utiliser.
Filtrer les oppositionsRetirer du fichier les numéros inscrits sur la liste d'opposition au démarchage et les refus enregistrés.
Appeler les particuliers le matinAppeler la liste filtrée aux plages autorisées du matin, se présenter et dire pourquoi on appelle.
Appeler les particuliers l'après-midiReprendre les appels de la liste filtrée aux plages autorisées de l'après-midi.
Informer des droits et de l'origineEnvoyer à chaque personne jointe l'origine de ses données et la manière de s'opposer.
Enregistrer les refusEnregistrer aussitôt toute personne qui refuse, pour qu'elle ne soit plus jamais appelée.
Rappeler le droit de rétractationAprès chaque vente, envoyer au client le récapitulatif de sa commande et son droit de rétractation.
Transmettre les ventes concluesEnvoyer chaque vente conclue à l'administration des ventes avec la date de fin du délai de rétractation.
Chercher de nouveaux prospectsChercher sur le web des particuliers de la zone qui ont demandé à être contactés et noter chacun au registre avec son contact, son besoin repéré et la page source.
Écrire aux nouveaux prospectsÉcrire à chaque nouveau prospect un premier message court sur son besoin, qui dit d'où viennent ses coordonnées et comment refuser.
Répondre, relancer et tenir le tableau des prospectsRépondre aux prospects, poser un rendez-vous avec les intéressés, relancer une fois les muets et retirer ceux qui refusent.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les appels passés, les ventes, les refus enregistrés et les rappels prévus.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agence de publicité et régie.

Vocabulaire

Mandat: L'écrit par lequel l'annonceur confie l'achat d'espace ; il est obligatoire et encadre toute la relation.
Facturation directe: La règle selon laquelle le support facture l'annonceur, l'intermédiaire étant rémunéré séparément.
Plan média: La répartition du budget entre supports et périodes, qui engage l'agence sur une audience attendue.
Emplacement: La position vendue sur un support, dont la valeur change complètement selon sa visibilité.
Période de diffusion: La fenêtre achetée, dont les bornes sont contractuelles et ne se décalent pas sans avenant.
Taux d'occupation: La part des espaces vendus sur une période, indicateur central pour une régie.
Bilan de campagne: Le document qui compare ce qui était prévu à ce qui a été diffusé et mesuré.
Justificatif de diffusion: La preuve que l'annonce a bien paru ou été diffusée, à réunir pour chaque support acheté.

Documents

Mandat d'achat d'espace: Écrit et signé par l'annonceur, il est la condition légale de toute intervention sur son budget média.
Bon de commande d'espace: Il fixe support, emplacement, période et prix, et engage les deux parties sur des bornes précises.
Justificatifs de diffusion: Parutions, captures ou relevés qui prouvent la diffusion, et sans lesquels un support ne se règle pas.
Bilan de campagne chiffré: Il rapproche prévisions et réalisations, et fonde la négociation de la campagne suivante.

Règles

Aucun achat d'espace n'est engagé sans mandat écrit de l'annonceur, quelle que soit l'ancienneté de la relation.

Les conditions obtenues auprès des supports se rendent transparentes à l'annonceur, comme la loi l'impose.

Un espace ne se facture qu'avec son justificatif de diffusion : sans preuve de parution, il n'y a rien à régler.

Une audience annoncée s'appuie sur une source de mesure reconnue, jamais sur une estimation interne présentée comme un chiffre.

Spécificités

Espaces vendus: L'unité d'activité de la régie, à laquelle s'attachent emplacement et période.
Taux d'occupation: La part d'inventaire vendue, qui décide directement du résultat d'une régie.
Coût pour mille contacts: L'indicateur de comparaison entre supports, que tout annonceur demande avant d'arbitrer.
L'annonceur: Il veut de la visibilité au meilleur prix et compare des offres difficilement comparables entre elles.
L'agence média de l'annonceur: Elle négocie pour plusieurs clients et détient un pouvoir de négociation supérieur à chacun d'eux.
Le support ou le média: Il détient l'inventaire, fixe ses tarifs de référence et gère ses propres invendus.
Le service de contrôle de la diffusion: Il atteste les audiences et les parutions, référence commune quand un chiffre est contesté.; L'inventaire est périssable : un espace non vendu à sa date ne se rattrape jamais, contrairement à un stock de produits.; Les campagnes de fin d'année et de rentrée saturent l'inventaire, et le reste de l'année se brade.; Les achats se réservent longtemps à l'avance sur les emplacements les plus demandés, parfois une année entière.